Hejlskov Forsamlingshus

Referat af generalforsamling den 17. marts 2023 kl. 18.30

Til stede: Vibeke, Kim, Gert, Birtha, Rita, Niels, Bjørg, Frank, Sonja, Anne-Mette, Poul, Jens, Solveig, Ejvind, Hans, Rikke, Josefine, Diana, Jan, lille Ebbe, Janne F.K. (referent)

Referat jf. dagsorden

1.    Valg af ordstyrer og referent

Ejvind er ordstyrer og Janne referent

2.    Formandens årsberetning 

Poul beretter: Bestyrelsen har sørget for følgende: Dørkarme til sal repareret, gelænderparti malet, endevæggen malet som i modsatte ende, kaffestuens vægge malet, indvendige side af vinduer og døre malet, badeværelse malet samt forgang. Skive Kommune gav tilskud til maling. 9000 fra Sparvestfonden til græsarmering. Chris fik foranlediget hjælp til opgaven med opgravning af græsrødder etc. Vandhane på badeværelse skiftet. 

6 udlejninger i årets løb. 22 spilledage med petanque. Skt. Hans var velbesøgt med bål på Jan og Dianas mark og grill-selv ved forsamlingshuset: 30 deltagere i alt. 20 til sommerfest. 32 voksne og 8 børn til jagt. 37 til Høstfest. For få tilmeldte til julearrangement, så det blev aflyst. 

3.    Årsregnskab fremlægges

Sonja: 17 kontingentbetalende husstande. 6 udlejninger samt sommerfest og Skt. Hans gav overskud på 1293,09 kr. 3292 i overskud på høstfest og jagt. 18.000 i tilskud fra Skive kommune samt 3189 i aktivitetstilskud fra kommunen. Overskud i alt 34.513,59. Udgifter ses på regnskabsark – i alt 31.028,29 kr. Fyringsolie har stadig ikke været nødvendigt at påfylde. Ekstraordinært er der foretaget indkøb af højttalere samt forstærkere og ledninger samt indkøbt gave til Lone og Donalds guldbryllup. Gebyrer og renter til banken er steget, da kontoen har stået i plus. Årsregnskabet viser et overskud på 3485,30 kr. i alt. 

Beslutning: Årsregnskabet godkendt med klapsalver

4.    Behandling af indkomne forslag:

Vedtægtsændringer

Frank: Vi skal være 2/3 fremmødte medlemmer til generalforsamlingen for at kunne foretage ændringer i vedtægterne. Vi er nok fremmødte til at kunne foretage ændringer. Vedtægterne er stærkt forældede i forhold til bl.a. at kunne søge støtte til huset. Proceduren på generalforsamlingen er, at Frank gennemgår alle paragraffer, som der stemmes om punkt for punkt:

Bestyrelsen foreslår, at det med rødt markerede i Hejlskov Forsamlingshus vedtægter ændres til det med grønt markerede:

Vedtægter for

Den Frivillige Forening

HEJLSKOV FORSAMLINGSHUS

 

§1

Selskabets Foreningens navn er ”Hejlskov Forsamlingshus”. Selskabets Foreningens hjemsted er Hejlskov, Hejlskovvej 71, 7840 Højslev.

Beslutning: Paragraffen er godkendt.

 

§2

Selskabets formål er at opretholde og drive Hejlskov Forsamlingshus, der er selvejende institution.

Foreningens formål er at drive, vedligeholde og opretholde forsamlingshuset i Hejlskov, som almennyttigt lokalt samlingssted efter de stedlige behov for møder, arrangementer og fælles aktiviteter af kulturelt, foreningsmæssig, idrætslig og selskabelig art.

Beslutning: Paragraffen er godkendt.

 

§2a

Som aktive medlemmer og støttemedlemmer kan optages husstande fra Hejlskov og omegn. Tidligere beboere fra Hejlskov og omegn kan optages som støttemedlemmer. Hver husstand har som aktivt medlem to stemmer. Ved kun én voksen i husstanden har man kun én stemme. Det er muligt at give fuldmagt, hvis man ikke kan møde op. Støttemedlemmer har ingen stemmeret, men må deltage i generalforsamlingen.

Beslutning: Paragraffen er godkendt.

 

§2b

Medlemskontingent skal betales ved generalforsamlingen eller senest 1 måned derefter. Undladelse af at betale kontingent rettidigt medfører, at medlemskabet ophører. Aktive medlemmer og støttemedlemmer betaler det samme beløb. Hvis en husstand består af kun én voksen, betales halvt kontingent. Generalforsamlingen beslutter kontingentbeløb for medlemmer.

Beslutning: Paragraffen er godkendt.

 

§3

Bestyrelsen kan – foruden til selskabets møder – udlåne eller udleje forsamlingshuset til møder / til afholdelse af foredrag og diskussioner for enkelte medlemmer med gæster, sammenkomster og festligheder og af ungdomsforeninger eller andre foreninger. Dans må kun foregå efter tilladelsen af bestyrelsen. Bestyrelsens medlemmer har ret til at være tilstede ved sammenkomster, der afholdes af foreninger, og forlange sammenkomsten afsluttet, såfremt der skønnes, at sammenkomsten ikke afholdes på en sådan måde, der er stemmende med selskabets formål og interesse. En generalforsamling kan altid med almindeligt flertal bestemme, at et bestyrelsesmedlem skal være tilstede ved foreningssammenkomster, hvor bal afholdes. Bestyrelsen fastsætter for hver sammenkomst, til hvilken tid lokalerne skal rømmes.

Beslutning: Paragraffen er godkendt.

 

§4

Vedtagelse på generalforsamling sker ved flertalsbeslutninger, dog at vedtagelse af vedtægtsændringer alene kan ske, når mindst 2/3 af medlemmerne har givet møde og mindst 2/3 af de mødende stemmer for forslaget.

Beslutning: Paragraffen er ikke godkendt men fastholdes, som den er.

 

§5

Generalforsamlingen er den højeste myndighed i alle selskabets foreningens anliggender. Den ordinære

generalforsamling afholdes hvert år i september februar/marts måned med følgende dagsorden:

1. Valg af dirigent og referent

2. Beretning om året

3. Regnskabsaflæggelse

4. Indkomne forslag

5. Valg af bestyrelse

4. Valg af revisorer

6. Eventuelt

Generalforsamlingen indvarsles med mindst 14 dags varsel ved opslag, meddelelse pr. mail og på hjemmesiden. Forslag fra aktive medlemmer til behandling, skal indgives skriftligt til formanden senest 7 dage forinden.

Beslutning: Paragraffen er godkendt.

 

 

§6

Generalforsamlingen indvarsles med mindst 8 dags varsel ved opslag, meddelelse per mælkekuske eller

bekendtgørelse i et dagblad.

Beslutning: Paragraffen er godkendt.

 

§7

Ekstraordinær generalforsamling afholdes efter indkaldelse af bestyrelse og skal indkaldes, såfremt 8 12 medlemmer forlanger det til behandling af samtlige meddelte spørgsmål.

Beslutning: Paragraffen er ikke godkendt men fastholdes, som den er.

 

§8

Selskabet Foreningen ledes af en bestyrelse på mindst 3 medlemmer, der vælges for 2 år ad gangen. Bestyrelsen vælger selv formand, kasserer og udlejer.

Beslutning: Paragraffen er godkendt.

 

§9

Bestyrelsen påser, at foreningens formand overholder og forestår udleje af lokaler og fastsætter efter bestyrelsens beslutning regler for lejeafgift og renholdelse.

Bestyrelsen fastsætter strøm og varmeafgift. Generalforsamlingen fastsætter prisen på udlejning af

forsamlingshuset.

Beslutning: Paragraffen er godkendt.

 

§10

Selskabet Foreningen tegnes af formanden og kassereren.

Bestyrelsen kan optage prioritetslån i selskabets ejendom, dog af prioriteringen skal være godkendt af en

generalforsamling, hvor mere end halvdelen af medlemmerne ifølge medlemsfortegnelse skal have givet møde. Bestyrelsen erklæring herom er tilstrækkelig overfor tinglysningsmyndighederne.

Beslutning: Paragraffen er godkendt.

 

§11

Udgifter til selskabets drift pålignes hvert år medlemmerne i det omfang de ikke dækkes af lejeindtægter eller andre indtægter.

Beslutning: Paragraffen er godkendt.

 

§12

I omtalen af bestyrelsen til de af generalforsamlingen valgte revisorer og skal efter disse godkendelser 1.marts være fremlagt til eftersyn hos kassereren.

Beslutning: Paragraffen er godkendt.

 

§13

Såfremt bestyrelsen eller generalforsamlingen skønner, at selskabets foreningens fortsættelse ikke kan ske, således at selskabets foreningens formål fremmes, skal der stilles forslag om ophør. Ophør bestemmes da i overensstemmelse med reglerne i §4. Ophør kan alene ske, når mindst 2/3 af medlemmerne har givet møde og mindst 2/3 af de mødende stemmer for forslaget.

Kan gæld ikke dækkes af aktiver, kan der pålignes de enkelte medlemmer at foretage indbetaling.

Beslutning: Paragraffen er godkendt.

 

§14

Ethvert medlem er ved salg af ejendommen pligtig at foranledige, at køber indtræder i forsamlingshuset og overtager pligter efter vedtægterne. Medlemmerne forpligtiges ved underskrift på en samtidig hermed oprettet deklaration til overholdelse heraf. Deklarationen læses som servitut på ejendomme tilhørende selskabets medlemmer. Deklarationen skal tåle en hver form for pantsætning, og må således ikke være til hinder for lysning af størst mulig kredit- eller hypotekforeningslån, sparekasse- eller banklån.

Ved en opløsning af foreningen træffer den opløsende generalforsamling beslutningen om at stille evt. midler til rådighed for almennyttige formål i lokalsamfundet og om hvem, der skal forestå den økonomiske afvikling og fordeling af midlerne som bestemt.

Beslutning: Paragraffen er godkendt.

 

Indkommet forslag fra bestyrelsen: Da der er for meget udlån af interiør, der ikke registreres og afleveres i ordentlig stand, sætter bestyrelsen forslag om, at der opsættes nøgleboks med kode, som udleveres til den, der af udlejeren får lov at låne interiør. Koden skiftes løbende. 

Beslutning: Forslag godkendes ikke, men alle medlemmer får skriftlig besked om, at man skal kontakte udlejer for udlån af interiør, så alle kender reglerne. Alle beholder fortsat nøgle til huset. Næste år forholder generalforsamlingen sig til problematikken igen. 

 

5.    Hjertestarter

Bestyrelsen har ansøgt om hjertestarter hos Nordeafonden og vil se positivt på en ny ansøgning, hvis vedtægterne laves om.  31.600 kr. er den samlede pris for hjertestarter, oplæring, opsætning etc. Serviceaftale koster 3250 kr. årligt. Janne har tidligere ansøgt hos Trygfonden og fået afslag.
Beslutning: Anne-Mette vil gerne hjælpe den nye bestyrelse med at ansøge hos Nordeafonden igen.

6.    Ansøgning 2024

Bestyrelsen skal huske at ansøge senest midt oktober 2023, hvis der ønskes krone-til-krone-midler i 2024 fra Skive Kommune. Der skal sendes tilbudsmateriale med.

7.    Hjemmeside

Diana har udarbejdet en ny hjemmeside. Den nye hjemmeside hedder Hejlskovlandsby.dk. Siden koster 750 kr. om året. Diana vil sørge for at holde hjemmesiden opdateret. Diana opfordrer til at sende billeder til hende og til at meddele, hvis der er billeder på siden, man ønsker fjernet. Diana opfordrer også til at sende artikler og andet arkivalsk til siden. Siden er aktiv nu og blev mødt med applaus fra forsamlingen.

8.    Valg til bestyrelsen:

Sonja og Frank Neumann udtræder
Anne-Mette & Poul E. Kristensen udtræder
Bestyrelsens forslag:             Rita Hellerup & Niels Juul
                                           Bjørg Slåttelid
                                           Peter Dahl

Beslutning: Valg til bestyrelsen er godkendt.

9.    Fastsættelse af kontingent

Beslutning: Uændret, dvs. min. 100 kr. pr. voksen – også for støttemedlemmer. 

10.  Kommende arrangementer

15. april kl. 9.00: Forårsrengøring

1. maj kl. 19.00: Petanqueopstart

Dato ikke fastlagt: Sommerfest

14. oktober: Jagt 

28. oktober: Høstfest

29. dec.: Julearrangement

 

Opfordring til, at der arrangeres Skt. Hans, men at det ikke nødvendigvis er bestyrelsen, der står for arrangementet. Der opfordres også til andre arrangementer, som ikke nødvendigvis behøver at være i bestyrelsesregi. 

 

11.  Eventuelt 

     

Rita fik overrakt pokalen (en flaske vin) for sin suveræne 1. plads i årets petanqueturnering. 

Beslutning om renovation: Vi foretager ingen ændringer pt.

Beslutning om græsslåning: Poul får en langtidskontrakt 

Strøm er ændret til variabel pris i stedet for fast pris.