Generalforsamling i Hejlskov Forsamlingshus den 11. marts 2011

Referat v/ Esther

Fremmødte: Solveig og Flemming Elnegaard, Jens og Tanja Kjær, Jytte og Niels Laigaard, Nils og Rita Juel, Hans og Rikke Kjeldal, Bjørg Slettely, Esther Fihl, Garry Keyes, Jesper Olesen, Vita Djervad og Poul Erik Kristensen.


Dagsorden:

Ad 1. Valg af ordstyrer og referent
Bestyrelsens dagsordensforslag blev vedtaget. Poul blev valgt som ordstyrer og Esther som referent.

Ad 2. Formandens beretning
Flemming aflagde beretning for det forløbne år. Der har været 7 udlejninger af huset samt enkelte udlejninger af interiør. Af aktiviteter har bestyrelsen arrangeret forårsrengøring, petanque, sommerfest, jagt, jagt/høstfest, julearrangement samt besøg på Ørslev Kloster. Der er indkøbt to nye ovne samt ny opvaskemaskine til køkkenet, foretaget reparation af varmesystemet, herunder ny thermostat. Ligeledes har det været et år, hvor der er fyldt olie på tanken.

Ad 3. Hjemmeside
Hans redegjorde for arbejdet med hjemmesiden for Hejlskov Forsamlingshus og oplyste om, at en betydelig prisstigning er i vente. Der var enighed om på trods af prisstigningen at vedblive med at betale foreløbigt et år frem for den allerede udviklede hjemmeside for forsamlingshuset, men så derefter at tage stilling til, om det fælles web-site, som Skive Kommune er i færd med at udvikle for samtlige forsamlingshuse i kommunen, eventuelt vil kunne tjene vores formål. Hans opfordrede medlemmerne i Hejlskov Forsamlingshus til at indsende nyheder og små historier om Hejlskov i fortid og nutid, så der kunne komme mere aktivitet på web-sitet, og han oplyste, at John har lovet at levere en artikel om ”Nattehimlen over Hejlskov” – et bidrag som flere medlemmer gav udtryk for, at netop John havde de allerbedste forudsætninger for at forfatte. Hans påtog sig at fortsætte som web-master.   

Ad 4. Regnskab
Regnskabet for det forgangne år præsenterede Hans på et excel-ark via en projektor. 20 husstande er pt medejere af forsamlingshuset. Driften har givet godt kr. 4.000 i overskud i det forgangne år. Dertil forventes i forhold til tidligere ansøgning snarligt at indkomme godt kr. 3.000 fra kommunens krone-til-krone tilskudsordning. Kontoudtoget fra Netbank beskriver de økonomiske bevægelser på forsamlingshusets løbende konto, og kassebeholdningen er ved årsopgørelsen på kr. 7.254, 40. Der er tillige oprettet en højrentekonto i Sparbank, hvor er indsat kr. 50.000 (pengegaven fra afdøde Harald Kristensen).

Ad 5. Valg til bestyrelsen
Foruden det arbejde, der i andre sammenhænge normalt anses for regulært bestyrelsesarbejde (økonomistyring, ansøgninger, fastlæggelse af overordnede principper etc.) indebærer en bestyrelsespost i Hejlskov Forsamlingshus, som det er nu, også arbejdet med at arrangere alle egentlige aktiviteter (fester, rengøring, vedligeholdelse etc.). Det vil sige, der eksisterer ingen underudvalg, der påtager sig dette arbejde.
Det blev på mødet debatteret, hvorledes man bedst fremover kunne sikre, at forsamlingshusets medlemmer vedbliver med at have tid og lyst til at engagere sig i forsamlingshusarbejdet, herunder at påtage sig bestyrelsesposter. Det blev fremført, at det måtte accepteres, at visse medlemmer kunne være i faser af deres liv, som vanskeligt lod sig forene med – ud over det regulære bestyrelsesarbejde – også at arrangere alle aktiviteter, som gennem året hidtil er blevet forestået af forsamlingshusets bestyrelse alene, men at disse husstande så i stedet måske kunne overveje at tilbyde at påtage sig visse andre opgaver i forbindelse med husets vedligeholdelse eller lignende.
To pladser i bestyrelsen var på valg, og ind trådte Tanja og Jens samt Bjørg og Peter, som alle blev valgt med applaus.

Ad 6. Fastsættelse af medlemsbidrag
Det blev besluttet at fortsætte med et medlemsbidrag på kr. 200 per husstand.

Ad 7. Arrangementer i det kommende år
Følgende aktivitetskalender for det kommende år blev vedtaget:
Forårsrengøring                         17. april kl. 9.00 (er man forhindret meldes afbud til bestyrelsen!)
Petanque                                     15. maj
Sommerfest                                18. juni
Jagt                                                 8. oktober
Jagt/Høstfest                              29. oktober
Julearrangement                        29. december *

(* Det blev besluttet, at bestyrelsen sonderer hos Hejlskovs børnefamilier, om vi eventuelt skal genindføre det traditionelle juletræsarrangement med dans om juletræ, sanglege, julespil, musik, og julegodter samt efterfølgende kaffebord med amerikansk lagkage, og at det derefter er op til bestyrelsen at beslutte arrangementet karakter).

Ad 8. Ansøgning/tilskud/evt. reparation/vedligeholdelse – ”ønskeseddel”
I 2010 er kommunens støtteordning krone-til-krone ansøgt. Og der er bevilget ca. kr. 15.000 til opretning og afslibning af gulvet i den store sal. Det blev debatteret, hvilke forbedringer af huset, som dernæst var mest påtrængende. Bestyrelsen blev opfordret til at undersøge forskellige muligheder for forbedring af eksisterende varmekilde i huset eller for etablering af anden varmekilde, herunder finsk stenbrændeovn samt indhente tilbud på de forskellige muligheder. Mulighederne skal derefter fremlægges på en ekstraordinær generalforsamling, som der skal indkaldes til inden ansøgningsfristen for krone-til-krone tilskuddet. Af andre forbedringer af huset blev nævnt ønske om maling af terrassedør, og der blev fremsat håb om, at Hanne måske ville påtage sig denne opgave eventuelt ved forårsrengøringen. Bestyrelsen bemyndiges til at indkøbe porcelæn og bestik til supplering af det eksisterende sæt.

Ad 9. Eventuelt
Der blev rejst et spørgsmål om leje af forsamlingshusets partytelt. Det blev besluttet, at leje af telt stadig ikke foretages ud af huset. Ved leje af hele forsamlingshuset, inkl. den store sal kan telt benyttes uden ekstra gebyr, for medlemmer. Ønskes telt benyttet i forbindelse med leje af kun den lille sal, koster det ekstra kr. 400.